Oulu on Pohjois-Pohjanmaan aluekeskus, josta löytyy paljon kaikenlaista toimintaa niin kesällä kuin talvellakin. Se on myös erinomainen kongressi- ja kokouskaupunki, jossa tapahtuman järjestäjiä sekä osallistujia helpottaa kompakti keskusta sekä erinomaiset liikenneyhteydet.
Kaupunki tarjoaa myös paljon erinomaisesti kokouksiin ja kongresseihin sopivia tiloja ja kongressivieraille löytyy paljon oheistoimintaa varsinaisen virallisen ohjelman lisäksi. Kaupungissa on tarjolla kaunista luontoa, rauhaa ja hiljaisuutta, mutta myös konsertteja, näyttelyitä sekä muuta kulttuuria – aivan sen mukaan, mitä vieraat haluavat.
Kongressin tai kokouksen järjestäminen
Kongressin tai muun tapahtuman järjestäminen mihin tahansa maahan tai kaupunkiin on monimuotoinen prosessi. Suomi on erittäin suosittu kongressimaa, sillä täällä järjestelyt toimivat yleensä varsin hyvin ja sen lisäksi monista kaupungeista löytyy erinomainen kongressi-infrastruktuuri.
Kun kongressia tai muuta tapahtumaa aletaan järjestää, on tietysti alkuun tiedettävä, mikä tapahtuma on kyseessä, sekä valittava järjestäjäjoukko. Tapahtuman järjestämisen voi nähdä projektina, jossa noudatetaan samantyylisiä askelia kuin muunkin tyyppisissä projekteissa. Kongressia järjestettäessä on mietittävä idea sekä tavoite, suunniteltava yksityiskohdat, mutta myös seurata sen toteutumista ja arvioida onnistumista sen jälkeen. Eikä jälkimarkkinointiakaan tulisi unohtaa. Aikataulu sekä käytössä olevat resurssit tulisi miettiä ja suunnitella tarkkaan, sillä niistä riippuu varsin paljon se, kuinka hyvin kongressi tai kokous onnistuukaan.
Kongressin suunnittelun alussa olisi tärkeä määrittää tapahtuman aika ja paikka. Jos kongressia on järjestämässä Oulussa, kannattaa tarkastaa Oulun tapahtumakalenteri, ettei oman tapahtuman kanssa samaan aikaan osu mitään kilpailevaa tapahtumaa. Myös majoituspaikkakiintiöiden varaus tulisi tehdä, sillä näin varmistetaan se, että vierailijoille löytyy majoitustilaa. Koska kongressien ja muiden tapahtumien järjestäminen voi olla hankalaakin, on siihen tarjolla apua kongressipalvelutoimistoissa.
Oulun kongressipalvelutoimisto on nimeltään Oulu Convention Bureau ja se auttaa erityisesti niitä kongressijärjestäjiä, jotka haluavat järjestää kongressinsa tässä Pohjois-Pohjanmaan maakuntakeskuksessa ja saada tapahtumansa onnistumaan sujuvasti. Oulu Convention Bureau auttaa myös markkinoinnissa. Hiukan myöhemmin palaamme sen tarjoamiin palveluihin, mutta tässä vaiheessa jatkamme siihen, millaista apua kongressijärjestäjä tämän riippumattoman kumppanin avulla voikaan saada.
Oulu Convention Bureau – apua järjestämiseen
Oulussa apua tapahtumien, kokousten ja kongressien järjestämiseen saa Oulu Convention Bureaulta, jolta löytyy työkaluja tapahtumien järjestäjille. Oulu Conventional Bureau on riippumaton kumppani tapahtumanjärjestäjälle, joka haluaa kokouksensa, kongressinsa tai muun tapahtumansa Ouluun.
Kun kongressia aletaan järjestää, on tehtävälista varsin pitkä. Oulu Convention Bureau auttaa järjestäjää monenlaisilla vinkeillään, sekä kokonaisratkaisuillaan. Se tarjoaa veloituksettomia palveluja, joihin palaamme pian, mutta sen nettisivuilta voi löytää helposti myös muutamia listoja, joiden avulla tapahtuman järjestävä pääsee hyvin alkuun. Näissä ohjeissa keskitytään tietysti Oulussa järjestettäviin tapahtumiin, eli se tarjoaa esimerkiksi hotellivinkkejä tai tapahtumapaikkoja tässä kaupungissa.
Kongressijärjestäjä voi löytää Oulu Convention Bureaun nettisivuilta ensinäkin muistilistan kongressin järjestäjälle. Tästä kannattaakin oma tapahtuman järjestämisensä aloittaa, sillä sen avulla saa selkeämmän kuvan siitä, mitä kaikkea prosessiin kuuluukaan. Rahoitukseen ja budjettiin löytyy myös apuja muun muassa budjettipohjan muodossa. Myös Oulun kaupungin tapahtumajärjestäjän oppaaseen kannattaa tutustua, jos haluaa tuoda kongressinsa tai kokouksensa Ouluun.
Koska kongresseihin osallistuu ihmisiä kauempaakin, on tärkeää, että majoitusmahdollisuudet on varmistettu etukäteen. Oulu Convention Bureaun sivuilta löytyy lista Oulun hotelleista, sekä tapahtumapaikoista ja -tiloista. Se on kasannut myös listan kongressitoimistoista, joilta voi ostaa apua tai vaikka koko tapahtuman suunnittelun.
Oulu Convention Bureau – veloituksettomat palvelut
Oulu Convention Bureau tarjoaa veloituksetta kokonaisratkaisuja tapahtumien saamiseksi Ouluun, mutta se tarjoaa myös paikallistuntemustaan tapahtumanjärjestäjälle. Kokonaisratkaisut sisältävät monia osia, niin budjetin laatimisessa avustamista, tapahtuman hakuprosessissa avustamista, tilakartoitusta sekä vaikkapa oheisohjelman suunnittelua. Oulu Convention Bureau auttaa tarvittaessa myös tapahtuman markkinoinnissa.
Vaikka itse tapahtuman järjestämisessä on paljonkin osa-alueita, joissa Oulu Convention Burea voi olla avuksi, on sen paikallistuntemus niin ikään erittäin tärkeää. Tämä nousee entistä suurempaan osaan niiden tapahtumajärjestäjien osalta, joilla ei ole minkäänlaisia sidoksia tähän kaupunkiin.
Miksi valita Oulu kongressikaupungiksi?
Kun kongressille tai kokoukselle suunnitellaan kohdekaupunkia, tulee tietysti ottaa huomioon monia asioita. Niin kongressin aihe, kuin ajankohtakin voi olla määrittävä tekijä sille, missä kongressi pidetään. Oulu on kuitenkin varsin kätevä kongressikaupunki. Sinne pääsee helposti lentäen tai vaikkapa junalla, useita kertoja päivässä. Sieltä löytyy myös monia erilaisiin tapahtumiin sopivia tiloja sekä majoitusvaihtoehtoja. Kunhan suunnittelun toteuttaa ajoissa ja pitää silmällä tapahtumakalenteria, voi Oulussa järjestettävästä kongressista tai kokouksesta saada luotua erinomaisen ja erittäin sujuvan kokonaisuuden, josta niin osallistujat, puhujat kuin järjestäjätkin nauttivat.
Vaikka kongressi tai kokous on itsessään mahtavasti suunniteltu, markkinoitu ja toteutettu, tekee mielenkiintoinen oheistoiminta ja sosiaalisten ohjelman valikoima tapahtumasta vielä astetta erityisemmän. Sosiaalista ohjelmaan on Oulussa erittäin helppo löytää ja suunnitella, mutta jos paikallistuntemus ei ole kovin hyvää järjestäjien keskuudessa, voi aina turvautua Oulu Convention Bureaun apuun. Sen kautta saa veloituksetonta avustusta muun muassa paikallistuntemusta vaativissa asioissa. Auttaa se toki muissakin tapahtuman järjestämiseen liittyvissä asioissa, joten Ouluun on varsin helppo ja mukava toteuttaa niin kongressi, kokous kuin jokin muu tapahtuma.